– O que muda com a Convenção da Apostila de Haia?

Todo mundo que já precisou apresentar documentos brasileiros em outros países sabe da burocracia enfrentada e dos elevados custos envolvidos. Quando apresentados na Bélgica, todos esses documentos, com exceção das cópias de documentos de identidade (carteiras de identidade, passaporte, etc), passam pela legalização consular no Brasil antes de produzirem efeitos no exterior.

Importante mencionar que essa legalização consular é uma formalidade que confirma a autenticidade apenas da identidade e da função da autoridade signatária, não certificando, portanto, a autenticidade dos documentos e não concedendo qualquer aprovação do seu conteúdo.

Até 13 de agosto deste ano, os documentos oficiais emitidos por órgãos públicos brasileiros, tais como certidões de estado civil, decisões em julgamentos, certificados oficiais, diplomas, declarações feitas em cartório, entre outros, devem ser previamente legalizados pelo Itamaraty (Ministério das Relações Exteriores), que só legaliza quando há firma reconhecida. Só então, em até 6 meses após a legalização emitida pelo Itamaraty, devem ser entregues no Consulado da Bélgica para legalização consular, mediante pagamento das taxas consulares. Caso seja necessária uma tradução juramentada, o documento original deve ser traduzido por um tradutor juramentado em uma das três línguas oficiais da Bélgica (francês, neerlandês ou alemão) apenas depois da legalização pelo Itamaraty, não sendo necessário reconhecer a firma do tradutor nem legalizar a tradução no Itamaraty.

A partir de 14 de agosto, não mais se adotará o procedimento acima como regra. Entrará em vigor no Brasil a Convenção da Apostila de Haia, também conhecida como Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, aprovada pelo Congresso Nacional por meio do Decreto Legislativo nº 148/2015, com o objetivo de agilizar e simplificar a legalização de documentos entre os 112 países signatários, permitindo o reconhecimento mútuo de documentos brasileiros no exterior e de documentos estrangeiros no Brasil.

Ressalte-se, no entanto, que essa adesão apenas produzirá efeitos nas relações entre o país aderente (Brasil) e os países restantes caso estes, nos seis meses posteriores à recepção da comunicação (de adesão) feita pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros dos Países Baixos, não se opuseram. Em caso de oposição informada por algum país a esse Ministério dos Negócios Estrangeiros dos Países Baixos – órgão que coordena as notificações de adesões e denúncias, bem como o arquivamento dos instrumentos de ratificação, adesão e declaração de extensão entre os países participantes – tal convenção não valerá entre o país aderente e o país opositor.

A Apostila da Convenção de Haia nada mais é que uma apostila (anotação) no documento público apresentado, emitida conforme modelo anexo à Convenção, em vigor desde 1965, que autentica a origem desse documento. No Brasil, o sistema desenvolvido por um grupo de trabalho do CNJ (Conselho Nacional de Justiça) – órgão responsável por coordenar e regulamentar a aplicação da Convenção da Apostila de Haia no país – utilizará a estrutura dos cartórios, já presentes em todas as comarcas brasileiras, para viabilizar a emissão da Apostila em meio eletrônico.

Do ponto de vista prático, a partir de 14 de agosto, apenas os cartórios das capitais estaduais estarão aptos para a emissão da Apostila de Haia, que será anexada ao documento, substituindo a necessidade de legalização. Note que o apostilamento é feito em apenas uma etapa (cartório), e não em duas etapas (Itamaraty e depois Embaixadas/Consulados), como no caso da legalização.

Importante ressaltar que os procedimentos para os documentos brasileiros destinados a países que NÃO são membros da Convenção permanecem os mesmos, ou seja: legalização pelo Itamaraty e depois pela Embaixada/Consulado.

Portanto, a primeira providência a ser tomada a partir de 14 de agosto deste ano será consultar a lista  dos países que são membros da Convenção diretamente no site do CNJ, único órgão responsável pela supervisão e aplicação da Convenção da Apostila no Brasil.

Para nossa felicidade, a Bélgica adota a Convenção desde 9 de fevereiro de 1976 e essa mudança de procedimento já está publicada, inclusive, no site das Representações Diplomáticas Belgas no Brasil.

Desse modo, se o país ao qual seu documento se destina é membro da Convenção da Apostila, consulte o site do CNJ ou entre em contato com a Ouvidoria do Conselho Nacional de Justiça para ter o endereço dos cartórios onde você pode apostilar seu documento:

           Ouvidoria do CNJ – Conselho Nacional de Justiça

• Telefones: +55 (61) 2326-4607 / 2326-4608
• E-mail: ouvidoria@cnj.jus.br
• Horário de atendimento: das 8:00 às 18:00 ( segunda a sexta-feira)

Se o país ao qual seu documento se destina NÃO é membro da Convenção da Apostila, os procedimentos para a legalização permanecem inalterados, isto é, os documentos devem ser legalizados pelo SLRC – Setor de Legalizações do Ministério das Relações Exteriores (Itamaraty) e, em seguida, pela Embaixada/Consulado do país a que se destinam.

Não custa frisar que a Convenção se aplica apenas aos atos públicos lavrados e apresentados em um dos países signatários. Nos termos da Convenção, e reiterado pelo CNJ, são considerados como atos públicos:

• Documentos provenientes de uma autoridade ou de um funcionário dependente de qualquer jurisdição do país, compreendidos os provenientes do Ministério Público, de um escrivão de direito ou de um oficial de diligências;
• Documentos administrativos;
• Atos notariais;
• Declarações oficiais tais como menções de registo, vistos para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em atos de natureza privada.

A Convenção não se aplica a:

• Documentos elaborados pelos agentes diplomáticos ou consulares;
• Documentos administrativos relacionados diretamente com uma operação comercial ou aduaneira.

Em todos os casos, a necessidade de tradução juramentada ainda existirá, dependendo de solicitação das autoridades estrangeiras.

Para obter informações detalhadas sobre a apostila, o CNJ lançou um manual conhecido como o ABC das Apostilas, que pode ser encontrado aqui em formato PDF, e caso tenha interesse em conhecer o texto integral da Convenção da Apostila de Haia, você pode encontrar aqui.

Existem aproximadamente 15 mil cartórios extrajudiciais distribuídos em todos os estados e municípios brasileiros. De acordo com as expectativas do CNJ, até o final do ano, todos já estarão habilitados para oferecer o serviço de emissão de Apostilas. Torçamos para que esse Sistema Eletrônico de Informação e Apostilamento (SEI Apostila) seja, de fato, um grande passo no sentido de desburocratização e simplificação de nossas vidas.